Урок 2. Правила работы супервизора на примере движения “Даниловцы”

Урок Progress:

Цели работы: 

  1. Эффективная и комфортная работа координаторов по управлению волонтерскими группами;
  2. Мониторинг деятельности волонтерских групп и оказание необходимой поддержки для их стабильной работы.

Задачи работы:

  1. Контроль соответствия работы координатора стандартам Движения по направлениям: административная работа; связь с Движением; работа с волонтерами; работа с подопечными;
  2. Формирование и реализация координатором работы волонтерской группы как единого проекта; 
  3. Обучение, повышение компетентности координатора;
  4. Сопровождение и поддержка координатора, профилактика эмоционального выгорания;
  5. Подготовка и сопровождение новых координаторов, индивидуальное сопровождение их во время формирования новой (переформирования действующей) волонтерской группы (совместно с куратором волонтерских групп). 

Супервизор работает с несколькими координаторами (от 2 до 6). Группа координаторов под управлением супервизора называется “зонтик”.

Супервизор должен исходить из того, что координатор волонтерской группы мотивирован, прежде всего, на реализацию собственного понимания и собственного интереса в отношении волонтерской работы в учреждении с подопечными. По сути, волонтерская группа – это авторский проект координатора по организации волонтерской помощи подопечным. Следует бережно относиться к этому проекту и помогать координатору в развитии такого проекта, чтобы волонтеры были участниками общего доброго дела. 

Обязанности:

  1. Личное знакомство и поддержание отношений с каждым координатором в своем “зонтике”; 
  2. Регулярное еженедельное общение с каждым из них, подробное обсуждение работы координатора и волонтеров, отношений внутри волонтерской группы, отношений с подопечными, отношений с персоналом;
  3. Проведение общего собрания со всеми координаторами “зонтика” не реже 1 раз в месяц;
  4. Участие в ежемесячных рабочих встречах супервизоров для составления актуальной общей картины работы Движения, выявления проблем и формулирования предложений по их решению;
  5. Мониторинг ситуации в группах и переадресация запросов сотрудникам и специалистам Движения;
  6. Консультативная помощь новому координатору в создании своей группы (или принятии уже действующей группы); 
  7. Подготовка отчетности.

Формы работы:

  • Созвон с каждым координатором – 1 раз в неделю (15-60 мин);
  • Рабочая встреча со всеми координаторами “зонтика” – 1 раз в месяц; 
  • Встреча супервизоров по административным вопросам – 1 раз в месяц; 
  • Встреча супервизоров по вопросам работы волонтерских групп – 1 раз в месяц;
  • Создание и ведение чата “зонтика”, оповещение координаторов в этом чате об общих мероприятиях Движения;
  • По возможности, посетить по одному разу учреждения “зонтика” вместе с координатором и группой.

Направления работы:

1. Контроль соответствия работы координатора стандартам Движения

1.1  Административные вопросы. Безопасность и предотвращение проблем

Супервизор должен знать и понимать:

  • специфику, устройство, местоположение учреждения; 
  • график работы волонтерской группы;
  • кто курирует группу со стороны учреждения; как налажена связь, как координатор согласовывает приход группы или отмену, как учреждение сообщает координатору об отмене занятия (карантин, праздники);
  • наличие и содержание договора с учреждением;
  • наличие «афиш» в учреждении о работе волонтеров и бейджа у координатора;
  • санитарно-эпидемиологические требования от учреждения и сценарий соответствия этим требованиям;
  • условия допуска волонтеров: как подаются списки на охрану, как контролируется вход группы в учреждение, каковы требования по сменной обуви, одежде и так далее; 
  • условия организации работы волонтерской группы: ограничения в материалах и продуктах и другая специфика (мытье рук дез.раствором и проч.);
  • где хранятся материалы группы (шкафчик, коробка). Материалы должны быть подписаны и, желательно, заперты; 
  • кто такие подопечные конкретной волонтерской группы: сколько, на какие группы поделены, возраст, особенности; 
  • как волонтерская группа выбирает, с кем из подопечных заниматься; 
  • где проходят занятия, кто из персонала присутствует, пожелания учреждения относительно направлений работы;
  • как выглядит страничка группы на сайте (соответствует ли она реальности); какие собираются материалы для работы группы; каково финансирование группы;
  • как происходят фотосъемка и написание статей для сайта;
  • как координатор отчитывается о своей работе перед грантодателями.

Для мониторинга работы волонтерских групп супервизор должен курировать:

  • соблюдение правил учреждения (наличие справок, запрет на посещение по болезни, ограничения по материалам, запрет на съемку и выкладывание в соцсетях фотографий);
  • согласование отмены занятий, приход фотографа, нестандартные занятия, выход из учреждения;
  • возникновение любых проблем с учреждением, сообщение координатором о проблемах напрямую куратору волонтерской деятельности. Некоторые проблемы имеют простое решение путем «сверху», через руководящую позицию куратора. 

1.2 Связь с Движением. Налаживание бесперебойной работы Движения в целом

Супервизор должен знать и понимать:

  • схему взаимодействия координатора с куратором волонтерской деятельности, пресс-секретарем, редактором сайта, фотографом и ответственным за формальную отчетность;
  • сетку проходящих в Движении обучающих и поддерживающих мероприятий и их цели.

Для мониторинга работы координатора супервизор должен курировать:

  • своевременную сдачу отчетности координатором. При необходимости, контролировать написание отчета лично, на встрече “зонтика”; 
  • регулярное  предоставление статей и фотографии для сайта; 
  • приглашение координатором волонтеров на мероприятия;
  • своевременное оповещение координатором о намерении оставить координаторство;
  • поиск и обучение нового координатора. 

1.3 Работа с группой. Формирование позиции координатора

Важно формировать поддерживающее и поощряющее отношение к волонтерам, гибкость, умение вступать в диалог. Но в случае конфликта приоритет у координатора, так как он отвечает за работу группы, и его решение обязательно для группы.

Супервизор должен знать и понимать:

  • требования координатора к волонтерам (ограничения по возрасту, полу, другие особенности);
  • оптимальное количество волонтеров в конкретной волонтерской группе;
  • Интернет-площадки работы с группой (чат, группа ВК или другие); 
  • статусы участников группы: стажер, волонтер, заместитель, гость;
  • как и где координатор проводит собеседование, план собеседования у координатора;
  • правила работы конкретной волонтерской группы;
  • где и как координатор обсуждает с волонтерами посещение подопечных;
  • как проводятся неформальные встречи волонтеров;
  • способы распределения ответственности в волонтерской группе и делегирования обязанностей.

Супервизор должен курировать:

  • наличие волонтеров в группе (достаточно ли их). В случае нехватки волонтеров сообщить об этом куратору волонтерской деятельности и предложить координатору увеличить количество статей и фотоотчетов, скорректировать или оживить страничку на сайте (призыв); 
  • работу с новичками: связь с теми, кто записался в группу; собеседование; помощь в оформлении справок; сопровождение на первом посещении; перевод в волонтеры или отказ;
  • обновление состава группы, в том числе обновление по статусам (стажер, волонтер, заместитель, гость), если таковые есть в группе – раз в 2 месяца; 
  • формулировки сообщений координатора волонтерам (в чате и в личной переписке);
  • состояние волонтеров: какие складываются отношения с подопечными, что у кого лучше получается и что не получается; 
  • как волонтерам оказывается поддержка и как получается обратная связь; 
  • состояние группы в целом: инициативность волонтеров, взятие ответственности, конфликты или кооперация в группе, задачи «на вырост» группы; 
  • риски по отдельным волонтерам; рекомендации посещения психолога Движения;  отказ в случае необходимости; 
  • разрешение конфликтов; 
  • возникновение проблем с волонтерами, сообщение о проблеме совету супервизоров.

1.4  Работа с подопечными. Компетенции координатора

Супервизор должен знать и понимать:

  • специфику ситуации подопечных;
  • какие материалы по работе с подопечными есть в базе Движения;
  • какие обучающие занятия с учетом специфики подопечных проводятся в Движении и дружественных организациях;
  • к кому можно направить координатора с тем или иным вопросом.

Супервизор должен курировать:

  • понимание координатором специфики ситуации подопечных; 
  • гибкость в общении с подопечными и/или родителями: репертуар возможных ответов и решений различных ситуаций;
  • варианты занятий, наиболее подходящих для подопечных;
  • возникновение проблем с подопечными. В случае серьезных проблем, следует сообщить совету супервизоров.

2. Помощь координатору в создании единого проекта волонтерской группы (приоритетным является авторский проект координатора)

2.1 Сопровождение и поддержка координатора

Супервизор делится своими знаниями и опытом или схожими знаниями и опытом коллег, дает ссылки на полезные материалы Движения и дружественных организаций. Если не может что-то решить сам, советуется с супервизором супервизоров, остальными супервизорами (советом супервизоров), куратором волонтерской деятельности, руководителем или другими специалистами Движения. 

Если координатор что-то рассказывает супервизору и просит об этом больше никому не сообщать, супервизор должен сохранить конфиденциальность, если только это не повлечет негативные последствия для работы группы и Движения.

2.2 Организация координатором как руководителем стабильной и эффективной работы группы

Супервизор должен понимать:

  • жизненную ситуацию координатора (семья, работа, отношение окружающих к его деятельности);
  • личные цели и смыслы координатора: какой результат видится координатором как идеальный;
  • степень усталости координатора; его слабые стороны, нуждающиеся в поддержке и похвале; его риски, требующие усиленного контроля;
  • компетентность координатора и зону ближайшего развития.

Супервизор должен курировать:

  • действия координатора по воплощению своего замысла: что делается для того, чтобы получилось, как ты хочешь; к чему это приводит; что можно изменить или сделать еще;
  • заботу координатора о своем состоянии, способы восстановления и защиты от чрезмерной нагрузки. При необходимости, следует посоветовать обратиться к психологу;
  • обучение, повышение компетентности координатора в выбранном им направлении;
  • своевременное принятие решение координатором об уходе из координаторства; 
  • подготовку и вручение благодарности координатору от совета Движения; 
  • прощание с координатором в группе.

Приложение 1

Примерный план созвона супервизора и координатора

  • Как ты сам? От чего устал, что радует, чего хочется?
  • Как прошло посещение? Что делали? Что получилось? Сколько было подопечных? Как они?
  • Сколько было волонтеров? Кто что делал? Как появились новенькие? Как они тебе? 
  • Какие есть сложности? Что вы хотите еще сделать?
  • Что-то из административных вопросов или вопросов работы с группой.

Важно работать через вопросы больше, чем через советы, так как задача – сформировать у координатора компетенции, соответствующие его позиции.

Отчетность по собранию “зонтика” (…)

Приложение 2

ПАМЯТКА НАЧИНАЮЩЕМУ СУПЕРВИЗОРУ 

ПЕРВИЧНОЕ ЗНАКОМСТВО С ГРУППОЙ И КООРДИНАТОРОМ

(желательно на посещении + интервью с координатором)

Учреждение: специфика ситуации подопечных, местоположение учреждения;  его структура;

Время: график работы волонтерской группы; летний перерыв, посещение в праздники;

Куратор от учреждения: ФИО ответственного, как налажена связь, как координатор согласовывает приход группы или отмену, как учреждение сообщает координатору об отмене занятия (карантин, праздники); 

Требования от учреждения: медицинские справки и сценарий их получения и предоставления; условия допуска (списки на охрану); требования по сменной обуви, одежде, материалам, продуктам; условия фотографирования подопечных;

Место группы в учреждении: наличие «афиш» в учреждении о работе волонтеров и наличие бейджа у координатора; где и как хранятся материалы группы (шкафчик, коробка), где хранится сменная обувь; где проходят занятия, кто из персонала присутствует;

Подопечные и занятия: сколько, на какие группы поделены, возраст, особенности; как волонтерская группа выбирает, с кем из подопечных заниматься; как решается, что именно будет происходить на занятии; пожелания учреждения относительно направлений работы; типичные занятия, удачные мастер-классы, сценарии праздничных посещений; 

Волонтерская группа: состав волонтеров на текущий момент: кто из них стажер, волонтер, заместитель, гость, распределение ответственности в группе; требования к волонтерам (ограничения по возрасту, полу, другие особенности);  Интернет-площадки работы с группой (чат, группа ВК или другие); где и как координатор проводит собеседование, где и как координатор обсуждает с волонтерами посещение подопечных; как проводятся неформальные встречи волонтеров; план собеседования у координатора; правила волонтерской группы;

Координатор: жизненная ситуация координатора (семья, работа, отношение окружающих к его деятельности), продолжительность пребывания в роли координатора и степень усталости; оптимальное для координатора  количество волонтеров в конкретной волонтерской группе; желаемые способы распределения ответственности в волонтерской группе и делегирования обязанностей; наиболее вдохновляющие занятия; важные встречи с подопечными и волонтерами, которые повлияли на координатора; личные цели и смыслы координатора: какой результат видится координатором как идеальный.

Приложение 3

ГРУППА КАК ЧАСТЬ ДВИЖЕНИЯ

Статус и зарплата координатора

Координатор – сотрудник Движения. Он подписывает договор с исполнительным директором Павлом Альшевским и продлевает его раз в полгода. За рабочие дни координатор получает зарплату на карту – 4 тысячи в месяц, если группа ходит раз в неделю, и 7 тысяч, если два раза. 

Координатор работает с сентября по июнь, потом уходит в неоплачиваемый отпуск на 2 месяца (июль, август). Если координатор решает не прерывать работу группы в отпускные  месяцы, это делается самостоятельно, без отчетов и зарплаты. 

Схема взаимодействия координатора с куратором волонтерской деятельности по основным вопросам

Координатор напрямую связывается с куратором, чтобы:

  • решить любые организационные, конфликтные и иные ситуации или предложения, связанные с администрацией учреждения и требующие вмешательства или совета ее как куратора. Кроме того, координатор обязательно информирует куратора (и редактора сайта) обо всех изменениях в работе групп;
  • сообщить о: 1) потребности в новых волонтерах, открытии и закрытии их набора согласно таблице); 2) новых волонтерах, прошедших собеседование с HR-специалистом и дошедших до координатора; 3) любых отказах волонтерам и 4) внесении их в черный список. Со своей стороны HR-специалист направляет координатору списки новых потенциальных волонтеров, прошедших первичное собеседование (еженедельно индивидуально каждому координатору по мере появления новичков и в общую рассылку совета движения по всем группам ежемесячно);
  • закрыть материально-технические потребности и отчитаться в порядке, установленном в разделах «Материальное обеспечение группы» и «Формальная отчетность»;
  • получить благодарность для руководства учреждения, где координатор работает;
  • согласовать вопросы практики и стажировки сотрудников партнерских организаций и студентов ВУЗов в волонтерской группе конкретного координатора;
  • обсудить стратегию работы группы и методическую поддержку деятельности координатора (совместно с супервизором), если это дополнительно требуется;
  • организовать процесс оставления координаторства и поиска замены. !!!Координатор должен заблаговременно сообщить супервизору и куратору о том, что собирается уходить, и совместно с ними предпринять все действия по поиску и подготовке преемника согласно Алгоритму перезапуска группы (отдельное приложение). 

Приложение 4 

Материальное обеспечение группы

Вместе с зарплатой координатору перечисляется дополнительно 1000 рублей – на расходные материалы группы, на праздники и подарки. Координатор тратит их по своему усмотрению, не отчитываясь. 

Координатор через заместителя руководителя движения выставляет на сайт список необходимых творческих материалов, и жертвователи привозят их в офис, где они лежат, подписанные. Обязанность координатора – в ближайшее время забрать их из офиса.

На Новый год и Пасху координатор заблаговременно составляет список подарков и отсылает его заместителю руководителя движения для выкладывания на специальной страничке сайта. Если находятся жертвователи, которые покупают эти подарки, то их также необходимо забрать из офиса; кроме того, само проведение праздника и раздачу подарков необходимо сфотографировать (как только дата праздника известна, надо позвать фотографа) и написать статью о событии в качестве отчета и благодарности жертвователям. Отчет присылается редактору сайта.

Важно! Мы не спрашиваем подопечных, что они хотят в подарок, тем более, не подбираем подарки каждому лично, чтобы не было разочарования, так как мы не можем гарантировать, что жертвователи покроют весь список.

Еще более важно: координатор и волонтеры не вкладывают свои средства в работу группы, не проводят сборы от имени движения; сбор от собственного имени – только по согласованию с супервизором и/или куратором (на основании печального опыта).

Если есть идея какого-то проекта, который требует дополнительных средств, его надо обсудить с руководителем движения.

Освещение жизни группы на сайте, в СМИ и фотоархиве

Координатор принимает участие в наполнении следующих разделов сайта:

  1. “Кому мы помогаем” со страницами групп. Координатору надо время от времени проверять страницу своей группы на соответствие реальности. 
  2. “Жизнь групп”. В него (и одновременно отдельный подраздел страничек групп) добавляются заметки о посещении, желательно 2 раза в месяц от каждой группы, если требуется привлечь больше волонтеров, то чаще. Заметки может писать как сам координатор, так и (желательно) поручать кому-то из волонтеров. Заметки могут быть краткими, эмоциональными, и т.д., главное чтобы они были. Заметки вместе с «самодельными» фотографиями, если они есть, отсылаются реадктору сайта. Фотографии должны быть с закрытыми (заретушированными) лицами, если того требуют правила учреждения.
  3. “Помочь ресурсами” для работы группы; эту страничку тоже надо регулярно проверять.
  4. “Наша команда. Действующие волонтеры”, раз в полгода координатор должен присылать профайлы волонтеров группы, которые зарекомендовали себя.

Статьи о группе в СМИ пишет журналист и пресс-секретарь Анастасия Кузина; ей можно звонить, чтобы рассказать о событии, или если вы хотите, чтобы ваш координатор дал интервью.

Фотографирование для сайта с помощью официального фотографа происходит так: координатор заранее согласовывает посещение фотографа с ответственным от учреждения и звонит и приглашает Наталью на определенную дату, чтобы она вписала посещение группы в расписание. Фотографии группы должны обновляться не реже, чем раз в три месяца.

Координаторы могут направлять качественные фотографии, сделанные не Натальей, в адрес ответственной за архив.

Формальная отчетность

Координатор обязан готовить:

  1. Ежемесячные электронные и бумажные версии отчетов для грантодателей. Актуальные требования по сдаче отчетов в почту и в Великий координаторский чат ВК высылает специалист-аналитик. Так как координаторы не справляются сами с задачей уложиться в срок, а от этого зависит жизнь Движения, то в обязанности супервизора входит проверять своевременное наличие всех отчетов, а в случае сдачи бумажной версии – контролировать вплоть до оставления координатора после «зонтика». Своевременность сдачи актуальнее, чем качество отчета.
  2. Ежегодный отчет на сайт по образцу в порядке, установленном куратором (январь).
  3. Благодарности от учреждений в порядке, установленном куратором (май-июнь).

Школа социального волонтерства

На сайте можно посмотреть расписание всех обучающих мероприятий.

Встречи для волонтеров:

  • Регулярно в Школе проходят тренинги «Искусство быть волонтером» (ведущие – Елена Куликова и Лидия Алексеевская), на которые координатор приглашает своих волонтеров, рассказывая перед волонтерским посещением или после него. О тренинге приходит анонс в рассылку Даниловцев и в соцсети, для посещения необходимо зарегистрироваться.
  • Три раза в год проходят встречи групп по конкретному направлению; информация о них есть в общей рассылке, также супервизор супервизоров сообщает о ней супервизорам, ведущая таких встреч Лидия Алексеевская пишет об этом в Великий координаторский чат ВК, супервизор подходящего зонтика или направления должен курировать приглашение координатором своих волонтеров на встречу. Регистрации нет, присутствие координатора обязательно.

В базе движения есть Медиатека с материалами (статьями и видео) на разные темы – варианты мастер-классов, решение проблем с подопечными, с волонтерами и пр. Супервизору необходимо ее просмотреть, чтобы знать, что рекомендовать координатору, и для повышения своей квалификации.