Тема 3. Опыт гражданского форума «Сообщество»

Как организовать волонтеров на крупное мероприятие? Краткий курс работы с волонтерами: от начала набора до обратной связи. Или как сделать так, чтобы опыт вашего мероприятия стал для волонтера самым запоминающимся. На семинаре был представлен опыт организации самого яркого и профессионального гражданского форума «Сообщество». Организатор форума – Общественная палата РФ. Форум проводился во многих городах России и, конечно, в Москве на лучших площадках.

Ведущая: Виктория Барченкова, руководитель волонтерского корпуса фонда «Перспектива».

Текстовая версия:

Общая информация

Событийные волонтеры – это чаще всего люди, которым некуда выплеснуть свою энергию. Они хотят попробовать себя в новой сфере, а потому ищут то, чем хотят заниматься.

Волонтеры делятся на две основные группы: начинающие и опытные. Где-то между ними находятся те, кто периодически, время от времени готов где-то волонтерить, но не на постоянной основе.

С какими из них работать? Трудности возникают и с теми, и с другими. И если недостатки новичков довольно очевидны, то опытные волонтеры отличаются своей требовательностью и, зачастую, могут поучить не только новичков, но и вас, как организатора. Каждый раз необходимо принимать решение, исходя из того, чего вы хотите достичь. Если вам важно, чтобы все было организовано только так, как вам надо, то набирайте новичков, готовьте их строго по вашему плану. Если вам важен результат, но вы не готовы вкладываться в детальное обучение и контроль волонтеров, если вы готовы к делегированию ответственности, то работайте с опытными волонтерами.

Работу с волонтерами можно разделить на три этапа: работа до мероприятия, работа во время мероприятия, работа после мероприятия. Каждый из этапов одинаково важен. И если произойдет сбой в любом из них, то вы рискуете испортить впечатление о вас, как об организаторе, работающем с волонтерами.

О подготовке мероприятия

На этом этапе вы еще только обдумываете ваше мероприятие. Вам необходимо решить, чем именно волонтеры будут вам помогать, какую именно часть работы вы хотите им отдать? Чем конкретнее будут сформулированы задачи, функции, рабочие позиции для волонтеров, тем лучше. Только после этого вам необходимо решить, какие именно люди и в каком количестве должны присутствовать в волонтерской команде? Чем точнее вы ответите на эти вопросы, тем легче вам будет найти волонтеров, подходящих на заданные роли.

Помимо прочего, такой подход решает проблему поиска добровольцев. Понимая, для чего конкретно вам нужны помощники, гораздо легче найти «источники» – организации, институты и иные места, где стоит искать желающих.

Если ваше мероприятие узкоспециализированное, тематическое, то набирать волонтеров лучше всего именно из той же сферы, так как люди более ответственно относятся к уже знакомой им теме и работают лучше, если заранее знают, с чем и зачем они имеют дело. Все это снижает вероятность ситуации, когда у вас есть замотивированная группа, не способная вам помочь.

О наборе волонтеров

У каждого волонтера есть своя маленькая цель, она несопоставима с задачами мероприятия, но она есть и так или иначе с вашим мероприятием связана. Люди, помогающие вам, приходят с определенными ожиданиями. Очень важно это учитывать, поскольку волонтер отдает вам самое ценное, что у него есть – это свое время. Ваше мероприятие должно быть организовано так, чтобы волонтер сам себе в итоге сказал: «Я не зря потратил свое время».

Вы, как организаторы, стремитесь получить необходимую помощь. При этом у нас есть возможность по существу отблагодарить людей, вызвавшихся вам помочь. Следует предоставить волонтерам возможность получить то, за чем они пришли.

Поэтому, при поиске волонтеров, информируя различные организации, очень важно говорить, чего мы ждем от волонтеров и что они в результате получат. Нам нужны те, кому это подходит, кому это интересно, с чьими желаниями это совпадает. Если вы, как организаторы, обещаете что-то и не выполняете, это сильно портит впечатление у волонтеров о проделанной работе.

Вам следует хорошо подготовиться к привлечению волонтеров. Чем подробнее будет информация, которую вы предоставите потенциальным волонтерам о своем мероприятии, тем больше они будут знать, тем выше шанс, что к вам придут именно заинтересованные в вашем деле люди. Чем подробнее вы расскажете о месте и времени проведения, тем проще волонтерам будет встроить ваше мероприятие в свой график.

Вы должны заранее, до набора команды, продумать подготовку волонтеров. В момент начала собеседования с потенциальными волонтерами вы уже должны четко сформулировать, что вы им дадите, чему научите, как будете организовывать весь рабочий процесс.

От вас заранее необходимы так называемые «волонтерские сервисы» – то, что вы даете волонтерам, то, как вы организуете их работу. В «сервисы» входит все, начиная от волонтерских книжек, в которые вы поставите свои отметки, продолжая благодарностями, которые принято раздавать по окончанию работы.

К сервисам относится и волонтерская одежда. Так как в той или иной степени волонтеры становятся лицом вашей организации, то лучше всего, если они будут в одежде, связанной с вашим мероприятием. У самих волонтеров это вызывает ощущение, что они не являются бесплатной рабочей силой (которой они и не являются). Это приводит нас к тому, что на волонтеров тоже необходимо закладывать определенный ресурс, хоть и меньший, чем на оплачиваемых квалифицированных работников.

После того, как вы продумали все моменты, начиная от благодарностей, одежды и заканчивая подготовкой самих волонтеров к работе, вы можете переходить к собеседованию.

Собеседование

Вы получили определенное количество заявок. И их может быть очень, очень много. Лучше всего, что бы все собеседования проводил один и тот же человек. Если такой возможности нет, то необходимо убедиться в том, что собеседования будут проводиться людьми с одинаковыми требованиями и критериями. В противном случае могут возникнуть разногласия, которые будут мешать вам в дальнейшем.

В качестве собеседования, даже на крупное и серьезное мероприятие, достаточно телефонного звонка или общения в «Skype». Двадцать минут разговора вполне достаточно, чтобы понять, подходит вам человек или нет, какую работу ему лучше всего предоставить. В противном случае вы окажетесь в ситуации, когда у вас есть необходимое количество ребят, каждый из которых может только проводить гостей в зал, а все остальное им уже не под силу.

На собеседовании необходима определенная анкета, которую вы будете заполнять и делать пометки, чтобы впоследствии вы могли не только посмотреть на качества выбранных вами ребят, но и сравнить их между собой, проверить, не упустили ли вы что-то.

Перед собеседованием вы должны быть готовы не только задавать вопросы, но и отвечать на них. Скорее всего, еще до обучения будут люди, желающие подробнее узнать о мероприятии и о том, как они будут в дальнейшем получать от вас информацию. Поэтому нужно отделить общую информацию от той, которую вы расскажете только тем, кто прошел собеседование.

Важно понимать, что при наборе команды необходимо создать определенный резерв. Это связано с тем, что у вас нет гарантии, что волонтер, даже тот, что прошел все предварительные испытания и подготовку, гарантированно придет. Резерв же обезопасит вас от таких ситуаций.

Вы обязаны должным образом донести информацию не только до тех, кто прошел, но и до тех, кому отказали. Зачастую, об отказе люди догадываются после того, как с ними не связались. Так поступать нельзя. Кандидат должен от вас получить ясный отказ. Отказ в виде молчания – это неуважение к ребятам, которые хотят оказать вам помощь. Всегда нужно уметь отказать и обязательно знать, почему мы отказываем.

Те люди, что оказались в резерве, должны это четко понимать. Вы должны их осведомить, что они не основной состав, но, если будет возможность, вы будете рады их увидеть. Важно, чтобы они сказали вам, что они согласны и ничего не будут планировать на это время. Резервную группу также необходимо звать на обучение.

Обучение

Обучение должно быть максимально компактным, но эффективным. Лучше всего, если вы покажете волонтеру, чем конкретно он будет заниматься на примере. Единственная теория, которую вы должны давать своим волонтерам, это информация о вашем мероприятии.

Если вы все это сделаете, то волонтер будет отлично понимать и выполнять свою задачу, что сильно поможет вам и принесет ему удовольствие от проделанной работы. Хорошо, если вы сможете включить волонтеров в какую-то работу сразу после обучения. В таком случае они будут чувствовать себя причастными к делу и ответственней относиться к вашему мероприятию.

Стоит помнить, что некоторые «волонтерские сервисы» стоит реализовать уже на стадии обучения. Прежде всего, это оказание внимания волонтерам. Это хорошо спланированное время с перерывами, чай с печеньем и прочие простые и довольно обыденные, но от того не менее важные вещи.

Бывает, что даже организаторы крупных и важным мероприятий, на которых все проходит на высшем уровне, забывают должным образом позаботиться о волонтерах и персонале на стадии обучения.

К концу обучения вы должны быть уверены, что у вас, и у волонтеров абсолютно одинаковая картина происходящего.

О работе волонтеров на мероприятии

На самом мероприятии необходимо определить помещение, в котором волонтеры всегда смогут отдохнуть, оставить вещи, позвонить кому-то. Это очень важно. В идеале это должна быть отдельная комната. Событийным волонтерам требуется ощущение команды, а такие вещи как собственное помещение всегда в этом способствуют. Также очень нужно продумать перерыв, горячее питание и прочие самые необходимые вещи, способные сделать работу волонтеров более комфортной.

На вашем мероприятии должен быть человек, который будет работать и контролировать волонтеров и процессы, связанные с ними. Лучше всего, если этот человек занимается волонтерами с момента подготовки до самого конца. Но это только в том случае, если у вас, есть такая возможность.

Для оптимальной работы крупных волонтерских команд используют систему, в которой назначают волонтера над волонтерами. То есть большую команду делят на группы поменьше и в каждой выбирается свой лидер. В зависимости от задачи, которая стоит перед группой и лидером, вы можете решить: ваш лидер будет только следить за процессом или же участвовать в нем.

После мероприятия

Так или иначе каждый волонтер должен получить свою «минуту славы», почувствовать вашу благодарность и свою важность для общего дела. Поэтому заранее следует подумать о том, как после окончания работы вы будете благодарить волонтеров. В зависимости от мероприятия это может выглядеть по-разному, где-то принято устроить отдельную встречу, а где-то лучше просто вручить грамоты по окончанию.

Но задача завершающего этапа еще и в том, чтобы собрать обратную связь. Волонтеры, в особенности группы по 20-30 человек, любят делать запрос об обратной связи. Будьте готовы, что скорее всего, он поступит. Поэтому, человек, напрямую работавший с волонтерами на протяжении всего мероприятия, должен быть готов обеспечить последующую обратную связь. Волонтерам это важно, для них это показатель неравнодушного отношения к ним. И, конечно, через обратную связь волонтеры и организаторы могут узнать о своих недочетах и ошибках. Волонтеры, работая на мероприятии, находятся в гуще событий, и, зачастую, видят гораздо больше, чем вы. В меру специфики своей деятельности они могут рассказать вам, когда был основной наплыв народа, когда начали заканчиваться материалы и т.д. Не пренебрегайте такой возможностью и узнайте о своем мероприятии как можно больше.

Обратная связь важна также по той причине, что она помогает вам увидеть неравнодушных и расположенных к вам волонтеров, иметь собственную «горячую» волонтерскую базу. В последующем гораздо проще будет работать с уже знакомыми, прошедшими у вас какую-то подготовку волонтерами.

Информированность – это залог успеха

Не забывайте обо всем информировать волонтеров! При регистрации, выборе, обучении, при обратной связи и всем остальном – очень важна информированность тех людей, которые будут помогать вам в работе. Обязательно информируйте волонтеров обо всем, что хоть немного их касается, в том числе и во время самого мероприятия.