Эксперт рассказала о структуре работы Фонда с волонтерами: привлечение волонтеров через соц.сети, форумы, мероприятия и др.; работа психолога, координаторов и старост волонтерских команд; поддержание удаленного общения с волонтерами; работа по профилактике выгорания волонтеров; виды обратной связи и поощрение волонтеров.
Ведущая семинара — Галина Александровская, координатор по работе с волонтерами фонда «Волонтеры в помощь детям-сиротам». Фонд помогает детям из детских домов.
Текстовая версия:
В фонде «Волонтеры в помощь детям-сиротам» существуют три основных программы:
1). Профилактика социального сиротства
Это программа помощи семьям, где есть угроза изъятия детей из семьи. Мы считаем эту программу приоритетной и очень важной в деятельности нашего фонда, потому что начинали помогать детям именно в учреждениях и, когда углубились в эту проблему, мы поняли, что многие дети могли быть сохранены именно в семьях, если бы с ними вовремя была налажена работа. Поэтому мы решили вести работу с семьями.
В эту программу входит несколько проектов. Например, помощь семьям в сложных жизненных ситуациях, профилактика отказов от новорожденных – мы ездим в родильные дома по запросам, т.е. когда там есть женщина, которая возможно может отказаться от ребенка. Над этим проектом у нас работают очень подготовленные люди, потому что это достаточно сложное дело. Непросто выявить, когда женщина действительно хочет отказаться от своего ребенка, потому что он ей не нужен (что действительно бывает, к счастью, очень редко), или же она просто находится в сложнейших жизненных условиях.
Потом у нас есть центр для проживания мам с детьми «Теплый дом», приют. Там постоянно живут несколько семьей – мамы, у которых на данный момент некуда идти, у них нет своего жилья. Мы с ними работаем, мы стараемся найти оптимальный выход из этой ситуации. Кроме того, у нас есть очень интересный проект – сопровождаемое проживание. Это когда у мам могут быть какие-то проблемы, как физические, так и ментального характера и необходимо, чтобы кто-то курировал таких мам. При этом опять же ребенок остается с мамой, а не попадает в детский дом. Также у нас есть проект «Зрелое родительство», тут работа ведется с мамами, у которых самих были проблемы в детстве, и у них не сформировалось представление о материнстве. Ну и проект «Посылка помощи», в рамках которого мы помогаем материально, часто отправляем посылки в регионы многодетным семьям, а также семьям с тяжелой материальной ситуацией.
2). Помощь детям в учреждениях. Тут у нас действует четыре основных направления деятельности:
– Отказники в больницах: ресурсное обеспечение. Мы помогаем материально больницам, которые находятся в области Московской, а не в самой Москве, потому что здесь ситуация не такая плохая, и регионах, куда мы можем в один день уехать на машине, доставить помощь и приехать обратно.
Во всех проектах, о которых я рассказываю, участвуют волонтеры.
– Волонтерский уход. Мы посещаем больницы города Москвы и детский дом инвалидов и помогаем им там.
– Дети в беде. Мы стараемся помочь по максимуму детям, которые по тем или иным причинам оказались в беде.
– Быть рядом. Это программа, где тоже волонтеры регулярно посещают детские дома в области. Примерно два раза в месяц одни и те же волонтеры посещают одни и те же детские дома и ведут работу с детьми. В рамках этого проекта есть еще один подпроект – это профориентирование и дистанционное обучение. Это очень важная работа, мы считаем, потому что дети, которые живут изолированно и в области, часто не могут получить достаточно знаний даже в том направлении, где у них есть способности, чтобы продолжить дальше обучение.
3). Содействие семейному устройству детей-сирот. Тут у нас действуют такие проекты, как «Территория без сирот», у нас есть база данных детей, которые могут быть усыновлены. Так же у нас информационный центр «Дети в семье», где на горячей линии сидит специалист по семейному обустройству и дает любые консультации людям, которые желают усыновить или уже усыновили ребенка. Также в офисе у нас регулярно психологи принимают приемных детей, их также консультирует юрист.
Кроме того, у нас действует программа «Близкие люди» – это помощь семьям, которые усыновили детей с какими-то физическими проблемами, тяжелыми заболеваниями или с инвалидностью. Тут речь о людях, у которых есть внутренние ресурсы для воспитания таких детей, но нет финансовой возможности, нет денег на лечение ребенка.
И в каждом из этих проектов своя специфика работы с волонтерами. Сейчас в нашем фонде работает 30 сотрудников и около одной тысячи волонтеров. В это число входят не только постоянные волонтеры, но и волонтеры, которые нам иногда помогают, а также люди, которые работают с волонтерами. Вообще волонтеров посчитать не так-то просто, потому что волонтер поможет один раз, а потом в следующий раз может прийти помочь только через полгода.
Организация работы с волонтерами и привлечение волонтеров зависит от следующих факторов:
I. Насколько необходимо использовать профессиональные знания, опыт и навыки.
- Волонтер доложен иметь определенное образование и опыт работы. Т. е. тут должны быть волонтеры, использующие свои профессиональные навыки. Например, фотограф, журналист, психолог и т.д.
- Волонтер должен иметь определенные навыки (работа с компьютерными программами, навыки общения с персоналом государственных учреждений, навыки ухода за маленькими детьми и т.д.). Тут волонтерам необязательно иметь какое-то определенное образование, а просто владеть некими навыками, например, навыками телефонных переговоров, навыками работы с определенными компьютерными программами и т.д.
- Нет особенных требований к волонтеру, приглашаем всех желающих (участие в акциях, мастерских); Иногда, например, когда мы набиваем мягкие игрушки, нам не требуются волонтеры с какими-то навыками, мы просто зовем всех людей, у которых есть желание помочь.
II. Сколько волонтеров нужно набрать на одну вакансию (от 1 человека до нескольких десятков). Иногда бывает, что вакансия предполагает одного человека. Например, мы ищем координатора транспортной помощи, или помощника координатора, или человека, занимающегося снабжением больницы. Т.е., работаем с человеком индивидуально. А может быть вакансия, где мы привлекаем несколько десятков или вообще неограниченное количество волонтеров.
III. Насколько волонтер должен быть вовлечен в деятельность фонда.
- Волонтеры, имеющие определенные обязанности и помогающие постоянно. У нас есть волонтеры, которые практически уже являются сотрудниками фонда, они помогают постоянно. Хотя это считается неправильным в теории, но, тем не менее, у нас в России в фондах такое очень часто встречается, потому что сотрудников не хватает, бюджет не такой большой и нам приходиться искать людей, которые готовы посвящать свои силы, время и ресурсы в большом объеме.
- Волонтеры творческих профессий, помогающие тогда, когда у них есть возможность. Например, фотографы, телеоператоры, журналисты помогают нам время от времени, когда у них есть свободное время. Они у нас есть в базе данных, и когда нам нужен, скажем, фотограф на мероприятие или в детский дом, мы им пишем. Очень многие откликаются.
- Волонтеры, оказывающие разовую помощь. У нас есть раздел на форуме, где мы пишем, что нужно, например, перевезти шкаф в подопечную семью, или отвезти ребенка на консультацию в больницу. Так же мы приглашаем «разовых» волонтеров на наши акции раздавать листовки. Эти разовые вакансии очень полезны, чтобы привлечь людей в наш фонд. Люди, которые первый раз откликаются на наши вакансии, они пока не понимают, готовы ли с головой окунуться в волонтерскую деятельность. Я им всегда советую начать с малого. Советую посещать наши акции, мероприятия, куда-то ездить, что-то отвозить. Таким образом и человек понимает, насколько близка ему эта деятельность, близок наш фонд и сколько времени он может уделить работе в нашем фонде. Очень многие люди так начинали.
IV. Наличие или отсутствие общения с подопечными фонда
У нас далеко не все волонтеры общаются напрямую с семьями, с детьми. Очень много вакансий, работа в которых не требует общения с нашими благополучателями. Это, например, волонтеры в работе пиар-команды, волонтеры, которые работают в акциях по привлечению средств. Некоторые из волонтеров задействованы в административной работе. Так. у нас есть:
- Волонтеры, работающие в ресурсных командах фонда или выполняющие административную работу
- Волонтеры, которые непосредственно общаются с детьми-сиротами и подопечными семьями.
Как мы привлекаем волонтеров
Изначально мы хотели, чтобы будущие волонтеры заполняли наши заявки, но это оказалось неудачной идеей. Людям нужно общение, они хотели все уточнять в непосредственной беседе, поэтому мы и перешли на разговоры. Тут все должно быть продумано заранее, вы не можете предложить волонтеру недоработанную идею.
Координатор по работе с волонтерами получает заявки о необходимости набора волонтеров от координаторов команд. Привлечением волонтеров занимается Волонтерский центр, PR-команда и команда по мероприятиям.
Привлечение волонтеров
- – Через сайт – размещение вакансии на сайте и в открытом разделе форума;
- – Приглашение волонтеров с помощью социальных сетей и других сетевых ресурсов;
- – Опосредованное привлечение с помощью размещения в СМИ и социальных сетях текстов о работе нашего фонда и волонтеров;
- – Размещение анкеты для потенциальных волонтеров на сайте. Рассылки по сформированной базе данных;
- – Распространение информации о фонде на наших акциях и мероприятиях. Распространение листовок;
- – Размещение информации о вакансиях на специализированных ресурсах;
- – Написание писем в организации и фирмы, имеющие определенную специализацию.
- И в конце мы всегда даем ссылку на наш сайт.
Кроме того, очень хорошо работает инфографика для привлечения волонтеров. у нас есть свои странички на всех социальных сетях, и у нас есть люди, т.е. волонтеры, которые отвечают за какие-то определенные ресурсы.
Общая анкета, размещенная на сайте
- – После заполнения анкеты на сайте волонтер получает письмо с информацией о вакансиях и о возможностях оказания разовой помощи.
- – Данные анкеты попадают в базу данных. Сейчас база данных содержит информацию более чем о 8000 потенциальных волонтерах.
- – Мы имеем возможность делать рассылки по всей базе данных. Но чаще всего мы делаем выборку, а затем рассылку по определенной группе людей.
- – Регулярно получают рассылку люди, желающие оказывать транспортную помощь и участвовать в мероприятиях и акциях.
Также мы очень активно пользуемся гугл-формами для записи волонтеров в определенную команду или на определенную вакансию. Ссылка на анкету-гугл дается обычно в тексте вакансии.
После заполнения формы в гугл-документах формируется таблица, с которой впоследствии удобно работать, так как базы действующих команд ведутся тоже в гугл-документах.
Кто ведет основную работу с волонтерами
- – координатор по работе с волонтерами (сотрудник)
- – помощники координатора (волонтеры)
- – координаторы команд (сотрудники)
- – помощники координаторов команд по работе с волонтерами (волонтеры)
- – психологи (сотрудники и волонтеры)
- – старосты команд, координаторы учреждений.
В некоторых командах работа с волонтерами проходит без моего участия.
Взаимодействие с волонтерами на начальном этапе
Мы не берем всех людей без разницы в волонтеры, потому что навыки у всех бывают разные и потом, в случае несоответствия человека вакансии, бывает сложнее отказать, чем на начальном этапе. Поэтому мы сразу говорим, что сначала хотим посмотреть ваше портфолио, примеры ваших работ, и считаем, что так правильнее, чем потом придумывать, как человеку отказать. Если мы не удовлетворены, тогда мы стараемся предложить что-то другое. Мы очень серьезно подходим к этому вопросу.
- Взаимодействие с волонтером, претендующим на единичную вакансию:
- – Подготовительный этап – обсуждение обязанностей с координатором, подготовка информации для кандидата.
- – Знакомство с волонтером – примерное выяснение мотивации, предварительная оценка соответствия человека вакансии. Если волонтер готов оказывать профессиональную помощь, можно проверить его профессиональный уровень.
- – Краткий рассказ о фонде в целом и о работе команды, в которой волонтер собирается оказывать помощь.
- – Объяснение необходимости помощи.
- – Ознакомление человека с его обязанностями.
- – Собеседование волонтера с психологом, в случае, если предполагается общение с подопечным.
- – Собеседование с координатором команды (очное или по телефону, если предполагается удаленная деятельность, которую можно также контролировать удаленно).
- – Некоторое время после начала работы с волонтером продолжает общаться специалист из волонтерского центра.
- Взаимодействие с волонтерами, приглашенными для работы в учреждениях, курируемых фондом:
- – Приглашение на вводный семинар или цикл вводных семинаров
- – Приглашение на собеседование с психологом
- – Направление на прохождение медицинской комиссии, если волонтер будет посещать больницы и детский дом инвалидов.
- – Знакомство волонтера с координатором учреждения и с командой
- – Волонтер подписывает соглашение о неразглашении
- – Если есть необходимость, подписывается договор с волонтером.
Организация интервью с волонтерами
- – У нас в фонде работает около шести человек – психологи и волонтеры, которые проводят собеседование-инструктаж.
- – Собеседование и первичный инструктаж с психологами-волонтерами проводит психолог-сотрудник фонда.
- – Волонтер-координатор психологов занимается административной работой – ведет график собеседований, учитывает запросы команд, распределяет возможное количество собеседований по командам, общается с психологами и т.д.
- – Сотрудниками фонда разработано теоретическое пособие «Волонтерский уход за детьми-сиротами в больницах. Пособие для организаторов». Большое внимание в этой работе отводится организации интервью с волонтером.
- – Результаты интервью доступны координатору по работе с волонтерами, помощникам по работе с волонтерами и координаторам команд. Доступ к результатам интервью ограничен.
Интервью мы проводим в разных местах, иногда даже в кафе, но лучше всего конечно провести его в офисе, потому что когда человек приходит в офис и видит, что там серьезные люди, что это организация, то у него больше доверия и желания помочь.
Сдача анализов
Также обязательна сдача анализов и посещение врачей для всех волонтеров, собирающихся посещать больницы и детские дома-интернаты. У нас есть определенные больницы и поликлиники, где все необходимые анализы для волонтеров делают бесплатно. На этом этапе отсеивается очень много волонтеров, они уходят от нас, потому что это занимает как минимум два рабочих дня. Но есть определенные требования у департамента соцзащиты и мы не можем их обойти. Если мы проводим досуговую деятельность, то анализов требуется меньше. Если же предполагается определенный уход за больным ребенком, то анализов больше.
Разовая помощь волонтера
Если волонтер вызвался оказать разовую помощь, мы даем ему необходимую информацию по сути оказания помощи, а также краткое объяснение, возможно в письменной форме, о том, почему помощь необходима. Также мы их приглашаем в нашу творческую мастерскую. Еще раздаем листовки с краткой информацией о деятельности нашего фонда.
«Постоянный» волонтер
Волонтер, принятый в команду, должен знать:
- – Координатора
- – Волонтеров, с которыми он будет работать
- – В чем заключается его деятельность
- – Какие сроки выполнения его задания (какова регулярность поездок)
- – Почему мы работаем именно так
- – К кому можно обратиться в случае возникновения вопросов
- – Какой результат от него ждут
- – Должен регулярно получать обратную связь, в частности благодарность
- – Должен знать, к кому обратиться, если у него есть сомнения в правильности выбора деятельности.
Желательно, чтобы у волонтера была инструкция в печатном или электронном виде. Больничным волонтерам выдается методическое пособие «Волонтерский уход за детьми-сиротами в больницах. В помощь волонтеру», разработанное психологами фонда.
Способы поддержания удаленного общения с волонтерами
- – общение через гугл-группы
- – создание закрытых групп в Facebook, в нашем фонде это актуально для PR-команды
- – общение на форуме в командных разделах
- – электронные рассылки
- – общение по Skype
Сопровождение и поддержка волонтеров
- – регулярное проведение обучающих семинаров, супервизий
- – при необходимости организация индивидуального общения с психологом
- – приглашение на внешние тематические курсы, семинары
- – неформальные командные встречи
- – бесплатные приглашения на концерты и спектакли
- – организация новогоднего праздника для волонтеров и их семей
- – ежегодная организация пикника для волонтеров и их семей